工作职能和工作职责的区别，工作委派是中高层经理核心技能

第一步是选择需要委派给其他人的任务。原则上，任何可以由另一个人处理的任务都可以委托给另一个人。为此，你必须首先了解下属的能力。获得这种理解的方法是评估工作和下属。

仔细考虑您需要执行的不同任务，并确保了解任务需要什么以及是否存在任何特殊问题或复杂性。在完全了解情况和任务的预期结果之前，不要委派任务。

一旦你了解了你的工作，你需要确保你的下属也了解它。有必要向负责工作的下属解释工作的内容和目的，并确保他们在完成工作的过程中获得新的知识和经验。最后，您还需要决定在委派工作后您对工作拥有多少控制权。一旦将任务委派给您，如果您无法管理它并跟踪其进度，您就需要自己完成。并停止委派它。

注意不要委派“烫手山芋”式的任务。所谓“烫手山芋”类型的工作是指最优先且需要个人立即关注的特殊任务。例如，您的老板非常感兴趣和重视的某些工作是“烫手山芋”类型的工作。您必须自己做这件事。另外，不要将敏感任务委托给他人。如果工作涉及只有您应该知道的特殊信息，请不要将其委托给他人。

第二步，选择能够胜任这项工作的人，这是对你的下属进行彻底评估的好主意。您还可以要求他们花几天时间在每份报告上写下有关其职责的评论。我们要求每位员工坦诚地谈论“有趣的事情”和“他们想尝试的新事物”。我们召开会议，每位员工提出自己的意见并征求他们的意见。特别注意两名员工之间重叠的一些任务。如果一名员工有意见，表达了与另一名员工的强烈分歧，或者严厉批评另一名员工，请花时间与另一名员工进行亲自交谈。这个评估过程还需要你掌握两点：工作完成的速度。通过这种方式，您想知道您的员工对他们的工作了解有多深。

如果你发现一些员工非常了解自己的工作，并且超出了你最初的期望，那么这些人可能有能力和智慧来承担重要的任务。是有的。

第三步：决定何时、在什么条件下以及如何委派工作大多数管理者都是在最糟糕的时间委派工作。我早上上班做的第一件事就是委派任务。虽然这对管理者来说可能很方便，但它会降低员工的积极性。你的员工感觉如何？你的下属来到办公室思考当天要做什么，但他们一到就收到了新的任务。他们被迫改变原来的日程安排，调整工作重点。这个结果是浪费时间。

委派任务的最佳时间是下午。任务应在一天结束时委派。这有助于下属为明天的工作做好准备，并对如何完成明天的工作做出具体安排。另一个好处是，员工可以回家，睡觉处理新任务，并在第二天到达办公室时专注于工作。

面对面委派任务是最好的委派方式。以这种方式委派任务可以更轻松地回答下属的问题。

第四步是制定准确的授权计划。目标确定后，授权工作才能开始。谁负责这项工作？为什么选择这个人来做这项工作？完成这项工作需要多长时间？预期的结果是什么？我需要完成的材料在哪里可以找到？我的下属将如何汇报你？工作进展如何了？在委派工作之前，您应该对这些问题有明确的答案。您还应该写下您计划实现的目标，将副本交给您的员工，并保留以供您自己参考。这样可以让上级和下级都了解业务的需求和特点，防止对业务需求的误解。该授权计划将指导您完成有效授权的整个过程。

步骤5：委派工作在委派工作之前，您需要清楚地解释为什么选择该人来完成特定任务。关键是要强调积极的一面。你还应该指出他适合这份工作的特殊才能，并强调你对他的信心。同时，应让下属意识到，完成工作是他的重要职责，工作的完成将直接影响他当前和未来在组织中的地位。

给你的下属完成任务的最后期限。告诉他，只有在最坏的情况下，完成工作的截止日期才会被推迟。向他清楚地解释完成工作的截止日期将如何设定以及为什么这个截止日期是合理的。此外，您需要创建一个工作报告程序并指导他何时报告与工作相关的信息。同时，还需要向他指出所检查的工作的预期结果是什么。这样他就可以提出明确的要求。

步骤6：审查员工的进度制定计划来评估所分配任务的进度可能很困难。过于频繁地检查可能会浪费时间，而对分配的任务漠不关心可能会导致灾难。

一般来说，如果你给你的下属一份工作，你必须相信他或她有资格胜任这份工作。因此，虽然每周检查一次工作就足够了，但您还应该鼓励下属向您提出任何问题，并且不要鼓励不必要的打扰。

第七步：回顾和评估委派工作制度委派工作完成后，应在适当的时候对委派工作制度进行评估和完善。您可以组织小组，在小组中您可以评估和批评每个成员在完成指定任务时的表现。最好让每个人都以书面形式提出意见，然后召开一个简短的会议来讨论他们的意见。

要正确评估委派工作制度，你需要回答以下问题：工作能否按时完成？工作目标能否实现？下属会做什么来完成工作？你是否开发了新方法、学到了一些东西新的工作，或者得到一些好处。使用这些问题作为评估您的授权系统运行情况的基础，并征求下属的意见。实践证明，最准确的评价和批评往往来自下属。因为他们是任务执行者，所以在评估他们所委派的工作系统时，他们比管理者有更大的发言权。

评价过程的一个重要方面是奖励的实施。如何奖励出色工作的助理。管理者经常用越来越重要的任务来“奖励”下属。既然事实证明你的下属有能力，为什么不让他们做更多、更重要的工作呢？工作的想法和做法在理论上是有效的，但在实践中就有点滥用职权了。有才华和负责任的下属认为，工作成功的回报只是工作量的增加，尤其是当他们完成工作时。即使他的工作量是其他人的两倍，除非他得到相应的加薪，否则他也很难升职。

尊重下属并赋予他们新的工作职责是有回报的，但这并不包括盲目地增加他们的工作量。即使你内心深处相信信任你的下属会带来更大的奖励或晋升，但这也是行不通的。向下属倾诉个人事务是个好主意，例如与老板的问题。对其他相关作品的异议、批评、评论等。此类内幕信息将显示您对他的真正信任和尊重，并会鼓励他更有效地工作。

（本文作者：邓玉锦，资深HRD、著名培训师，《招聘的8节实战课》 作者，公众号：邓玉锦HR实践，若转载请注明作者和出处）