委派工作是什么意思，委派的步骤与技巧

担任管理职务并不意味着您就能够将任务适当地委派给其他人。事实上，许多管理者往往都是糟糕的授权者。他们也付出了工作，但并不完全了解工作情况或下属的情况。工作常常分配给错误的人，结果永远不会好。浪费了很多时间后，他们就撸起袖子自己干了。这不仅浪费时间和金钱，而且还会降低下属的积极性。现代管理者的一个非常重要的责任就是将工作委托给他人。如何才能实现有效的授权呢？美国作家J.W.Lee和M.Pierce提出了有效授权制度的七个步骤。如果您仔细遵循这些步骤，您可以提高您的管理技能，改善您部门的运营，提高公司的效率，并将自己从某些业务活动中解放出来。第一步是选择需要委派给别人的任务，但一般来说，能由别人处理的任务就可以委派给别人。为此，你必须首先了解下属的能力。获得这种理解的方法是评估工作和下属。仔细考虑您需要执行的不同任务，并确保了解任务需要什么以及是否存在任何特殊问题或复杂性。在完全了解情况和任务的预期结果之前，不要委派任务。一旦你了解了你的工作，你需要确保你的下属也了解它。有必要向负责工作的下属解释工作的内容和目的，并确保他们在完成工作的过程中获得新的知识和经验。最后，您还需要决定在委派工作后您对工作拥有多少控制权。一旦将任务委派给您，如果您无法管理它并跟踪其进度，您就需要自己完成。并停止委派它。注意不要委派“烫手山芋”的任务。所谓“烫手山芋”类型的工作是指最优先且需要个人立即关注的特殊任务。例如，您的老板非常感兴趣和重视的某些工作是“烫手山芋”类型的工作。您必须自己做这件事。另外，不要将敏感任务委托给他人。如果工作涉及只有您应该知道的特殊信息，请不要将其委托给他人。第二步是选择合适的人选，但最好彻底评估你的下属。您还可以要求他们花几天时间在每份报告上写下有关其职责的评论。我们要求每位员工坦诚地谈论“有趣的事情”和“他们想尝试的新事物”。我们召开会议，每位员工提出自己的意见并征求他们的意见。特别注意两名员工之间重叠的一些任务。如果一名员工有意见，表达了与另一名员工的强烈分歧，或者严厉批评另一名员工，请花时间与另一名员工进行亲自交谈。这个评估过程还需要你掌握两点：工作完成的速度。通过这种方式，您想知道您的员工对他们的工作了解有多深。如果你发现一些员工非常了解自己的工作，并且超出了你最初的期望，那么这些人可能有能力和智慧来承担重要的任务。是有的。了解员工完成工作的速度也是一项重要任务。例如，您可能知道一位秘书的打字速度是另一位秘书的两倍，或者一位助理可以用另一位助理一半的时间完成同样困难的任务。

一旦您了解每个员工对他们的工作的理解程度以及他们的工作速度，您就可以估计每个人可以处理什么样的工作，并返回分析委派的工作以做出分配决策。将工作委派给能够完成目标要求的人。如果人员分析正确，就会更容易选择能够胜任这项工作的人。它可以追溯到两个关键标准：对工作的了解以及员工完成工作的速度。然后决定你是想把工作做好还是快点完成。这些类型的决策目标将告诉您什么样的人适合这份工作。这可能会帮助您充分利用最有才华的员工。然而，要记住的一件事是，您应该尽量避免将所有工作委托给一个人的倾向。除了上述两个主要标准之外，在选择合适的人来委派任务时，其他因素也发挥着重要作用。时间价值是一个非常重要的因素。您应该小心，不要将优先级较低的任务分配给公司中时间更有价值的人员。用人而不用才，不仅浪费金钱，而且影响员工的积极性。这意味着您可以为您的工作选择合适的人员，只要您按照员工对工作的理解、完成工作的速度、他们的时间价值以及培训价值等原则谨慎行事。我想委托。第三步：决定何时、在什么条件下以及如何委派工作大多数管理者倾向于在最糟糕的时间委派工作。我早上上班做的第一件事就是委派任务。虽然这对管理者来说可能很方便，但它会降低员工的积极性。你的员工感觉如何？你的下属来到办公室思考当天要做什么，一上班，他们就收到新的工作。他们被迫改变原来的日程安排，调整工作重点。这个结果是浪费时间。委派任务的最佳时间是下午。任务应在一天结束时委派。这有助于下属为明天的工作做好准备，并对如何完成明天的工作做出具体安排。另一个好处是，员工可以回家，睡觉处理新任务，并在第二天到达办公室时专注于工作。面对面委派任务是最好的委派方式。以这种方式委派任务可以更轻松地回答下属的问题。及时获得反馈并使用面部表情和手势来强调你工作的重要性。仅应使用消息注释委派非必要的任务。如果您希望员工有动力承担新任务，您必须相信他们花在委派任务上的时间是值得的。写笔记来委派任务可能既快速又简单，但它并不能传达任何深刻或重要的信息。委派任务是一项人类工作。将重要任务委派给下属。如果可能的话，最好面对面委派工作。第四步：制定准确的委派计划只有当你有明确的目标时，你才能开始委派。谁负责这项工作？为什么选择这个人来做这项工作？完成这项工作需要多长时间？预期的结果是什么？我需要完成的材料在哪里可以找到？我的下属将如何汇报你？工作进展如何了？在委派工作之前，您应该对这些问题有明确的答案。您还应该写下您计划实现的目标，将副本交给您的员工，并保留以供您自己参考。这样可以让上级和下级都了解业务的需求和特点，防止对业务需求的误解。该授权计划将指导您完成有效授权的整个过程。步骤5：委派工作在委派工作之前，您需要清楚地解释为什么选择该人来完成特定任务。

关键是要强调积极的一面。你还应该指出他适合这份工作的特殊才能，并强调你对他的信心。同时，应让下属意识到，完成工作是他的重要职责，工作的完成将直接影响他当前和未来在组织中的地位。在解释工作的性质和目的时，告诉你的下属你所知道的一切。不要因为你尚未分享完所掌握的信息而给你的下属设置陷阱。所有目标都需要明确，包括谁委托了工作、谁将向工作汇报以及客户是谁。您还应该向您的下属传达您在该工作领域的经验。告诉他们你过去是如何应对的以及你取得了什么结果。仅仅告诉你的下属“这必须尽快完成”并不足以描述工作内容。给你的下属完成任务的最后期限。告诉他，只有在最坏的情况下，完成工作的截止日期才会被推迟。向他清楚地解释完成工作的截止日期将如何设定以及为什么这个截止日期是合理的。此外，您需要创建一个工作报告程序并指导他何时报告与工作相关的信息。同时，还需要向他指出所检查的工作的预期结果是什么。这样他就可以提出明确的要求。最后，你必须明确表达你对下属的信任以及对他们工作的兴趣。说“这是一项重要的工作，我相信你能做好”之类的话可以极大地激励你的下属。因此请记住，委派任务不仅可以节省时间，还能为员工创造一个快乐的工作环境。第6 步：审查员工的进度制定一个计划来评估分配任务的进度是个好主意。过于频繁地检查可能会浪费时间，而对分配的任务漠不关心可能会导致灾难。检查计划因工作而异。这主要取决于工作的难度、员工的能力以及完成工作所需的时间。如果某项任务非常困难且是重中之重，您应该经常检查进度，例如每两天检查一次，以确保任务在短时间内完成。这类工作有其自身的进展阶段。一个阶段的开始就是另一个阶段的开始。这个阶段的停机时间也是回顾和评估工作进度的最佳时机。当向缺乏经验的下属分配一项艰巨的任务时，出于必要性和完成工作的愿望，多次检查他们的进度会很有帮助。在这种情况下，你检查工作进度的次数是其他下属的两倍。除了定期审核自己的工作外，听取下属的意见，汇报工作进展情况。让您的员工知道您关心他们的工作并且始终愿意讨论您在工作中可能遇到的任何问题。一般来说，如果你给你的下属一份工作，你必须相信他或她有资格胜任这份工作。因此，虽然每周检查一次工作就足够了，但您还应该鼓励下属向您提出任何问题，并且不要鼓励不必要的打扰。必须明确如何评估工作进展。请下属报告他们的进度和剩余工作量，并谈论他们在工作中遇到的问题以及他们是如何解决的。

最后，通过给员工一个完成任务的明确期限和完成任务的行动计划来鼓励他们继续努力工作。第七步：回顾和评估委派工作制度委派工作完成后，应在适当的时候对委派工作制度进行评估和完善。您可以组织小组，在小组中您可以评估和批评每个成员在完成指定任务时的表现。最好让每个人都以书面形式提出意见，然后召开一个简短的会议来讨论他们的意见。要正确评估委派工作制度，你需要回答以下问题：工作能否按时完成？工作目标能否实现？下属会做什么来完成工作？你是否开发了新方法、学到了一些东西新的工作，或者得到一些好处。使用这些问题作为评估您的授权系统运行情况的基础，并征求下属的意见。实践证明，最准确的评价和批评往往来自下属。因为他们是任务执行者，所以在评估他们所委派的工作系统时，他们比管理者有更大的发言权。评价过程的一个重要方面是奖励的实施。如何奖励出色完成工作的助理经理们经常用越来越重要的任务来“奖励”下属。既然事实证明他有能力，为什么不让有才华的人去做更多、更重要的工作呢？ 这种想法和做法在理论上是有效的，但在实践中却有点滥用职权。他说，工作成功的回报就是更多的工作，特别是如果你的工作量是别人的两倍，而你的工资却没有相应增加。尊重下属并赋予他们新的工作职责是有回报的，但这并不包括盲目地增加他们的工作量。即使你内心深处相信信任你的下属会带来更大的奖励或晋升，但这也是行不通的。向下属倾诉个人事务是个好主意，例如与老板的问题。其他有关工作的意见、批评、意见等。此类内幕信息将显示您对他的真正信任和尊重，并会鼓励他更有效地工作。